沪震职〔2015〕40号

上海震旦职业学院公文处理细则

第一章  总则

第一条  公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》GB-T 9704-2012，结合我院实际情况，特制定本实施细则。

第二条  学院公文处理工作由院长办公室归口负责，文件的流转和处理做到及时、准确、安全，并做好归档、保存工作。

第三条  公文处理工作，要严格执行有关保密的法律、法规和制度，确保国家秘密的安全。

第二章  学院内部公文的管理

    第四条  我院公文种类包括：

（一）决定   适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

（二）通告   适用于公布在一定范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知   适用于发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件。传达要求院内各单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

（四）通报   适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告   适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示   适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复   适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见   适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函     适用于与校外同级单位或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）纪要   适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项

    第五条  公文格式

（一）学院公文使用“上海震旦职业学院文件”红头发文纸。公文一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文机关标记下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份用阿拉伯数字记，用六角括号“〔〕”插入；序号是发文顺序号，不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字。发文机关代字，原则上是沪震职〔〕号，根据工作需要经同意也可编沪震职（教）、沪震职（学）等。

（三）标题。公文标题应准确、简要地概况公文的主要内容，并准确标明文种。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。　

（四）主送机关。应写机关全称或规范化简称，在正文之上顶格排列。　

（五）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。　

（六）公文如有附件，应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应于主件装订在一起，应在附件首页左上角注明文件发文字号。
    （七）发文时间应以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。　

第六条  行文规则

（一）学院的主要行文关系：向直属主管部门、业务主管部门报告、请示，向校外其他单位发函洽商工作、询问和答复问题、请示批准有关业务事项，向校内各单位直接行文。

（二）学院各部门不得以学院名义对外行文。除院长办公室外，行政各部门不能在学院内直接行文。

（三）向上级机关的行文，一般只能主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，用“抄送”形式。

（四）请示与报告要分开。请示一般应一文一事。除领导人直接交办的事项外，请示、报告一般不直接送领导个人。报告不得夹带请示事项。

第七条  公文办理

（一）发文处理。学院发文一般包括拟稿、核稿、签发、印制、盖章、发送、归档等程序。

1.拟稿。公文文稿一般由业务主办单位（职能部门）或有关单位拟写。

（1）各单位拟定公文文稿，交院长办公室。

（2）文稿内容必须符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定；注意与学院有关政策、制度的衔接、协调；情况要确实，观点要明确，要求和措施要明确具体，切实可行，有可操作性。

（3）条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

（4）人名、地名、数字、引文要准确。时间一般应写具体的年月日。

（5）公文中的数字，凡可以使用阿拉伯数字且很得体的，均应使用阿拉伯数字；要使用国家法定计量单位。

（6）用词要准确、规范。使用简称时，应先写全称，并加以说明。不写不规范的字。

（7）引用公文一般应注明发文时间、机关、标题和文号，也可以只注明发文机关和发文字号。

（8）公文中表示结构层次的叙述写法一般为：第一层用“一、二、三……（黑体）”；第二层用“（一）（二）（三）……（楷体）”；第三层用“1.2.3.……（仿宋体）”；第四层用“（1）（2）（3）……（仿宋体）”。

2.会签。经院长办公室核稿后，涉及到几个部门的事项，牵头部门应主动送有关部门会签。会签意见一致后再送院长办公室核稿。

3.核稿。核稿由院长办公室负责。审核的重点是：是否需要行文，以什么形式行文，公文内容、文字表述是否恰当，文字使用、格式等是否符合上级有关公文处理的规定和本实施细则的规定。

4.签发。经院长办公室核稿后，送院领导签发。

（二）对于不符合办理程序的公文，不符合行文规则、不便办理的公文以及文稿内容表述不清或者不成熟需作较大修改变动的公文，院长办公室可以退回拟文单位重新办理。

第三章  外来公文处理

第八条  外来公文的处理包括登记、注办、传递、批示、承办、催办、立卷、归档等程序，外来公文处理。

第九条  上级部门的来文、重要函件、秘密刊物等由院长办公室负责编号登记。登记要及时，以防漏登、压误。

第十条  所收公文由院长办公室主任负责签注。对需要领导阅示的公文，应根据其内容和领导的分工，注明主送领导；对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。

第十一条  职能部门工作人员要按照领导批办的意见，及时、准确地办理，一般应在规定范围内处理完毕，急件要随到随处理。

第十二条  凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。

第十三条  阅文速度要快。送院领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，并可复印留用，严防压误。坚持按规定期限阅文。

第十四条  凡上级机关交办的文件或其他需办理的重要文件，由院长办公室主任负责检查、督办。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究职能部门及承办人责任。

第十五条  院长办公室对所保管的文件定期清理、清退。秘密文件一般半个月清理一次，其他文件一般三个月清理一次。如发现有文件遗失，应查实文件遗失的环节，并及时向领导报告。

第十六条  上级部门的公文，除涉密文件和注明不准翻印的以外，根据需要，经院长办公室批准，可以翻印、复制。

第四章  公文的立卷、归档和销毁

第十七条  校内外文件的立卷、归档，必须按学院档案管理的有关要求进行，实行部门立卷归档、档案室集中管理的制度。

第十八条  各职能部门要指定兼职档案员。兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕的校内外公文的整理、立卷。

第十九条  立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果，校内公文的定稿、正本（包括附件）以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十条  有电子版的文档，刻录成光盘后与纸质文件一起归档。

第二十一条  立好的案卷应在年底向学院档案室移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。

第二十二条  没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别之后，由院长办公室批准，可定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第二十三条  禁止向废品收购部门或个人出售内部文件、报刊和资料。

第五章  附则

第二十四条  本文件由院长办公室负责解释。

上海震旦职业学院

2015年5月20日 

 上海震旦职业学院                   2015年5月20日