沪震职〔2015〕38号

上海震旦职业学院印章管理规定

为了加强对学院各级各类印章的管理，明确印章使用权限，保证印章的正确使用和妥善管理，特制定本规定。

一、印章的刻制、启用与废止

（一）行政用章：各二级学院、部、处、室，各直属单位公章，均依据学院行政机构设置的文件，提交公章刻制请示，由院长办公室审核后刻制；其他单位印章，由各部门提出申请，经院长办公室审批后，方可印制。刻制印章由院长办公室确定印章形式、规格，并统一开具介绍信。

各机构不能自行刻制带有学院名称的公章和业务专用章。

（二）印章由总务处指派专人负责到指定的刻字社刻制。

（三）印章的启用或废止均由院长办公室验印登记后方能生效。作废印章，必须交院长办公室封存或销毁。

二、印章的使用范围

（一）学院钢印

用于工作证、学生证、毕业证、结业证、肄业证等证件或各类考试报名表、聘书的照片压印。

（二）学院印章

1.用于以学院名义向校内、校外发送的各种公文、文书材料、报表等；

2.用于以学院名义签订的合同、协议书、意向书等；

3.用于学院颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

4.用于各类需经学院批准的申请表、申报材料；

5.用于对外联系工作的介绍信专用章；

6.用于以学院名义对外开具的各种证明用的证明专用章。

（三）院领导签名章

1.用于证件、证书、聘书等；

2.用于有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申报表、审批表等；

3.用于以学院领导名义发出的信函。

（四）二级学院、部处室印章

1.院长办公室印章用于以院长办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作。

2.各二级学院、部、处、室公章，主要用于在自己的职责范围内处理公务，向学院和院领导的请示、报告，与校内各单位及学院外有关对口单位联系业务工作。

三、印章使用程序和批准权限

（一）以学院名义发出的文件，一律凭文稿上分管院领导批示用印。

（二）各种证件，由主管业务部门列出名单并经过该部门负责人签字后，由负责此项业务的人员到院长办公室用印。

（三）各种证书、聘书按学院有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定，由主管部门列出名单、学院分管领导签字后，派专人到院长办公室用印。

（四）对外签署的各类合同协议，经分管院领导签字后，方可用印。

（五）对外发出的外文函件若需加盖学院公章，必须先由国际交流处审核及其负责人签字，经院领导签发后，方可用印。

（六）凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件，应按规定格式书写或打印，由单位主管领导在存底稿上签字，经院长办公室校核、院领导批准后用印。

（七）需加盖院领导名章的公文、证件、证书、聘书等，须经院领导本人签字。

（八）经院长办公会议讨论决定的事项需行文时，在特殊情况下急需使用学院公章或院长名章时，经院长办公室主任核准后，可以用印。

（九）开具学院介绍信时，须经单位负责人批准并在介绍信上写明联系工作的具体内容，方可用印。

（十）各二级学院、部、处、室公章要明确使用范围，重要事项的用印，要根据职权划分情况经本部门主管领导批准。

（十一）下列情况之一者，不予用印：

1.只写“联系工作”、“联系业务”的介绍信或空白介绍信；

2.用圆珠笔或不同笔记、不同颜色书写的；

3.多处或关键字涂改及字迹不清的；

4.落款名称与印章名称不符的；

5.有违本规定或仍需核实或内容不实的。

四、印章的管理

（一）学院授权院长办公室管理和使用学院钢印、学院印章、院长签名章，院长办公室指定专人按规定保管和用印。

（二）各单位必须指定专人保管印章。保管人员因事离岗，应由单位领导指定人员暂时代管。

（三）保管人员要坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印记要端正清晰。

（四）印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开用印办公地点。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。

（五）下班时，要检查所保管的印章，落实存放情况。

（六）凡印章使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者和单位领导的责任。

五、附则

本规定由院长办公室负责解释，自规定公布之日起执行。

上海震旦职业学院   

2015年5月20日   

附件：用印申请表

 上海震旦职业学院                   2015年5月20日    

附件：

用印申请表