为了使学生档案及时、安全地保管和转递，根据《高等学校档案管理办法》，结合我院实际情况，特制定本细则。

一、学生档案归档要求

1.各班班主任负责将新生档案收齐保管好，以免遗失。

2.将新生自带的各类档案材料（如：录取通知书、入党、入团志愿书以及相关材料）归入档案袋。

3.档案收齐后，按照新生学号顺序整理好，并附上新生名单清册，向档案室办理移交手续。如遇迟交的档案，请班主任负责收齐后，及时归档，以免遗失。

4.归档前，因工作需要查阅档案时，做好阅档记录，阅后及时将材料归入档案袋，以免丢失。

5.新生档案袋必须于进校当年的10底前归档，以便正常利用。

二、学生档案保管制度

1.库房应有防火、防潮、防高温、防盗的设备。

2.学生档案应建立登记和统计制度，经常核对档案数，发现问题及时解决。

3.严禁任何个人私自保存他人的档案，对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

4.保持库房内的清洁卫生，下班前检查门、窗和锁门。

5.档案工作人员遇有调动，要办好移交手续。

三、学生档案转递制度

1.学生档案要通过机要交通转递，不能邮寄和交学生自带。

2.转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转递。

3.转递档案必须填写“学生档案转递通知单”和通知单中的项目，档案要严密密封。

4.收到档案的单位经核对无误后，应在回执上签名、盖章，并立即把回执寄回。

5.严格执行转递制度，及时转递，避免滞留档案。

四、本细则自2012年9月1日起实行。