第一条 根据国家教育部和档案局制定《高等学校档案管理办法》（27号令）和上海市教委、市档案局有关规定精神，结合我院具体情况，特制定本规定。

第二条 本规定“重大活动”是指以学院名义举办的关系学院发展的各类重大活动，如院党代会、职代会、院庆典礼、教师研讨会议、教师、科研工作重要会议、重大学术会议、重要外事活动、国际学术交流、重大体育赛事等。“重要项目”是指市级以上教学和科研课题及获奖项目，学院重大基建工程项目，重大设备安装项目及其他各类重要建设项目。

“重大活动”“重要项目”以下简称“两重”。

第三条 “两重”档案的形成由各系、各部门、各立卷部门领导负责，由兼职档案员收集材料，组卷立卷后向院档案室移交；院档案室负责指导立卷，接收整理，编目保管并提供利用。

第四条 在“两重”的筹备阶段，有关系和部门应及时、主动向院档案室通报信息，院档案室必要时参与筹备工作，以切实做好“两重”建档等工作的服务和监督指导。

第五条 重要项目管理与档案工作坚持“四同步”即下达计划任务，同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核。档案室同时出具专题归档情况证明材料。

第六条 “两重”档案包括各种门类和各种载体的材料，除纸质档案外，尤其应重视照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。

第七条 “两重”档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整、规范。“两重”档案在活动结束或项目结项后应及时向档案室移交。