第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效收集、保护、利用档案，贯彻落实教育部《高等学校档案管理办法》第27号令和《上海市民办普通高等学校档案管理办法》，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 我院档案是指我院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是我院重要的基础性工作，档案工作建立由院长为领导的管理体制，各系各部门由部门领导负责，配备兼职档案工作人员的工作机制，学院设立综合档案室，综合档案室是保存和提供学院档案的专门机构，日常工作由院长办公室分管。

第四条 综合档案室的管理职责是：

（一） 贯彻落实有关档案工作的法律法规和方针政策，规划学院档案工作。

（二） 拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实和宣传教育。

（三） 负责接收、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料。

（四） 开展档案的开放和利用工作，开展档案业务的培训工作。

（五） 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六） 完成院领导交办的有关档案的其他任务。

第五条 学院文件材料的归档范围是：

（一） 党、政、群类：主要包括学院党委、行政以及工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校有关党、政、群管理的文件材料；各党、政、群部门的工作计划、总结等材料。

（二） 学生类：主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业登记表等。

（三） 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字16号）的相关规定执行。

（四） 科研类：按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。

（五） 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（六） 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在  万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七） 出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、学术刊物等的审稿单、原稿、样书及出版发行纪录等。

（八） 财务类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。

归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。电子文件的归档要求按国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》

以及《电子文件归档与管理规定》执行

第六条 学院实行档案材料形成部门、（课题组）立卷的归档制度。各部门负责档案工作的人员（兼职档案管理人员）应当按照归档要求，及时整理档案和立卷。立卷人应当按照文件材料自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，由本部门负责人检查合格后向学院综合档案室移交。

特别要重视重大活动、重要项目档案的形成，由各系、部门领导负责，兼职档案员收集、立卷，向院综合档案室移交。

文件材料移交归档时，归档部门与档案室应当严格办理交接手续。

第七条 学院档案材料归档时间为：各部门应当在次年3月底前归档；按学年管理的材料应当在学年结束后的三个月内归档；科研类应当在项目完成后二个月内归档；基建类应当在项目完成后三个月内归档。

第八条 综合档案室应对保管的档案进行分类、编号、上架排列、编制检索工具，便于利用。对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，编制档案工作统计总结报表。

第九条 综合档案室应做到库房、阅档室、办公室三分开。库房应配备湿度、温度调空设施，加强档案室防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防有害生物等安全防护工作。应定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。

第十条 学院应设立专项经费，为档案室配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快学院数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院建设同步进行，纳入整体发展规划。

第十一条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一职能部门，应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，按有关规定合理收取费用。

第十二条 学院加强对档案工作的检查、考核工作，对档案收集、整理、利用等工作中做出显著成绩的给予表彰与奖励。对玩忽职守，不按规定归档，拒绝归档，造成档案损坏、丢失等现象的直接人员依法给予纪律处分和组织处分。